Stěhování a digitalizace starých matrik

Ukázka digitalizovaného zápisu narození Kateřina Elznicová * 21.5.1841, Chlum č. 17

Zdroj: SOA Praha, Matrika Panoší Újezd 05, římskokatolická církev, N 1784 – 1868, sn. 43

Oddělení matrik a státního občanství krajského úřadu připravuje předání matričních knih, u kterých uplynula tzv. úložní doba. Tato doba je u matriky narození 100 let, matrika manželství a úmrtí 75 let - vždy od provedení posledního zápisu v knize.

Co se děje s matričními knihami, chcete-li s matrikami, když u nich úložní doba uplyne? Kam se knihy předají? Může je matriční úřad vyhodit nebo dokonce spálit? To rozhodně ne!

Tyto matriky jsme předávali v periodě 5 let, od letošního roku budeme po dohodě předávat každoročně, příslušné instituci, kterou je Státní oblastní archiv (dále jen „SOA“). Matriční úřady v okresech Česká Lípa, Liberec a Jablonec nad Nisou spadají do správního obvodu SOA Litoměřice http://www.soalitomerice.cz/. Matriční úřady z okresu Semily patří do obvodu SOA Zámrsk https://vychodoceskearchivy.cz/zamrsk/

Odborníci ze SOA vedou, aktualizují a připraví seznamy těchto knih, které krajský úřad předá jednotlivým matričním úřadům. Jeden ze seznamů se pak vždy týká i krajského úřadu, neboť i ten vede v tzv. „Krajské matriční spisovně“ matriční knihy, druhopisy matričních knih a sbírky listin matričních úřadů, které mají působnost tzv. úřadů s rozšířenou působností. Knihy se připraví a následuje proces tzv. předání, včetně odvozu a administrativy s tím spojené.

Matriky jsou důležitým zdrojem údajů pro stát. Byly v nich vedeny (církvemi do konce roku 1949, a matričními úřady jsou v nich vedeny od 1. 1. 1950) základní údaje o osobním stavu obyvatelstva – zápisy a záznamy o narození, manželství a úmrtí (novodobě též registrovaném partnerství), a mj. i proto je nakládání s nimi stanoveno a upraveno zákony, tedy regulováno státem. Nahlížet do nich může kromě matrikářů, kteří je vedou a zapisují do nich, jen někdo a jen za určitých podmínek a i když zápisy ve „starých“ matrikách jsou již „staleté“, reguluje stát, vzhledem k jejich důležitosti to, co se s nimi bude dále dít.

Pro představu, když se narodí miminko, je událost o jeho narození zapsána do matriční knihy narození, a to v místě, kde došlo k porodu, u příslušného matričního úřadu (matričních úřadů je v České republice cca 1200). Rodičům je vydán matriční doklad – rodný list a dítě je pak následně zapsáno do informačního systému. Obdobně je tomu u ostatních matričních událostí, tedy u manželství, registrovaného partnerství (od r. 2006) a u úmrtí.

Každá nová kniha je nadepsána/předepsána, podepisuje ji a opatřuje otiskem úředního razítka zástupce-matrikář nadřízeného úřadu. Do roku 2001 byly tyto knihy dokonce pečetěny. Všechny knihy jsou evidovány a musí být pečlivě uloženy a uzamčeny.

Když je novodobá matriční kniha celá popsána, je uložena u matričního úřadu v jeho matriční spisovně (v režimu zákona o matrikách po dobu 75 nebo 100 let, viz výše) a jsou z ní např.

1. pořizovány výpisy – u matriky narození jsou to rodné listy,
2. nebo jsou do ní matrikářem prováděny tzv. dodatečné záznamy, to je například v případě, že dítěti bylo změněno příjmení po sňatku jeho rodičů, nebo po určení otcovství, nebo
3. je do ní umožněno nahlížet tzv. oprávněným osobám, nebo
4. se z ní pořizují výpisy ex offo, nejčastěji pro soudy a další instituce, případně
5. je v knize provedena oprava nebo změna, a konečně
6. může být proveden tzv. dodatečný zápis.

    

   Jak je zjednodušeně popsáno výše, je to tedy tak, že staré matriky, u kterých uplynula úložní doba, se rozhodně „nelikvidují“, je proveden jejich výběr, jsou vyžádány k převzetí do příslušného SOA, kde jsou zaevidovány, je provedena jejich tzv. digitalizace a následně jsou pečlivě uloženy v rámci tzv. archivní péče.                             

   Pro zájemce k tzv. digitalizaci matrik viz:

   http://vademecum.soalitomerice.cz/vademecum/

   https://vychodoceskearchivy.cz/zamrsk/matriky/

    

   Ukázka digitalizovaného zápisu narození Antonín Kotelenský * 13.6.1861, Chlum č. 17

   

   Zdroj: SOA Praha, Matrika Panoší Újezd 05, římskokatolická církev, N 1784 – 1868, sn. 78

   Závěrem je třeba zmínit a většinou platí, že pokud byly matriky digitalizovány a převedeny do formátu jpg., nebývají již v badatelnách k dispozici ke studiu v jejich fyzické podobě.

   Jaroslava Ježková, odd. matrik a státního občanství