Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace

Stěhování matriční spisovny 2021

11. 06. 2021

Krajský úřad stěhoval matriční spisovnu

Krajské úřady mají dle zákona o matrikách povinnost uchovávat a průběžně aktualizovat  listinný materiál (tzv. sbírky listin), na základě kterého provádějí matriční úřady obcí s rozšířenou působností zápisy do matričních knih po zákonem stanovenou dobu.

Listiny sloužící jako podklady k zápisu narození se u krajských úřadů uchovávají po dobu 100 let, podkladové listiny k zápisu uzavření manželství a úmrtí po dobu 75 let. Navíc pak jsou u krajských úřadů uchovávány tzv. druhopisy matričních knih (jednoduše řečeno opsané matriční knihy) z let 1950 – 1958 a druhopisy starších matričních knih. Smyslem uchovávání těchto listin a matričních knih  je zabezpečení údajů v nich uvedených pro případy, že by se matriční knihy uložené u jednotlivých matričních úřadů nenávratně poškodily a nebylo by tak možné s nimi nadále pracovat a vydávat podle nich matriční doklady. V takovém případě by se poškozené matriční knihy obnovily právě z listinného materiálu uloženého u krajských úřadů.

Liberecký kraj má ve svém obvodu deset obcí s rozšířenou působností, všechny tyto jsou matričním úřadem. Krajský úřad libereckého kraje tak uchovává listinný materiál a druhopisy matričních knih z deseti matričních úřadů, a to od roku 1950, kdy bylo vedení matričních  knih odebráno jednotlivým církvím a předáno státu, tedy matričním úřadům.

Po skončení úložní doby jsou listinný materiál a matriční knihy z krajských úřadů předávány do příslušných oblastních archivů, nyní již každoročně.

V roce 2013 se tyto unikátní a jedinečné písemnosti stěhovaly z nevyhovujících malých prostor do nové matriční spisovny, která byla vybavena posuvnými archivními regály a skýtala příjemné pracovní prostředí pro pracovníky správního odboru, kteří průběžně listinný materiál aktualizují zakládáním změn. Pro představu čtenáře je to např. každá změna jména či příjmení, každý sňatek rodičů dítěte, které se narodilo mimo manželství, každé osvojení, každý rozvod manželství, každá oprava chybně zapsaného údaje v matriční knize, atd.

Nyní v roce 2021 se historickým dokumentům po dalších osmi letech dostává zase podstatně většího „rozletu“. V rekonstruované budově „D“ krajského úřadu byla vybudována zcela nová spisovna pro matriční a státoobčanskou agendu Libereckého kraje. Přesun veškerých písemností je velmi náročná záležitost, v rámci které musíme počítat s tím, aby byly dokumenty stále přístupné, tedy přesun „za provozu“. Nyní je dokončován přesun posledních archivních krabic obsahujících hlášení o narození, zápisy o uzavření manželství a listy o prohlídce zemřelého. S maximální péčí tak budeme i nadále pečovat o evidenci historie osobních údajů nás všech, neboť listiny či matriční knihy musíme i my předat dalším generacím a musí zde zůstat podstatně déle, než-li každý z nás.

Věra Čermáková, metodik krajské matriční spisovny, správní odbor, 2. 6. 2021

Alena Ondráčková
sekretariát
alena.ondrackova@kraj-lbc.cz